Dla kogo jest to szkolenie?

• Osoby początkujące, które chcą związać swoją przyszłość z administracją kadrową.

• Właściciele małych firm, którzy chcą samodzielnie i zgodnie z prawem zarządzać dokumentacją pracowników.

• Pracownicy biurowi, planujący awans do działu kadr lub HR.

• Kadrowicze, którzy potrzebują aktualizacji wiedzy po ostatnich zmianach w Kodeksie pracy.

Program szkolenia:

Dzień I – Zatrudniamy pracownika – obowiązki informacyjne

I. Zatrudnianie pracowników – przetwarzanie danych i obowiązki informacyjne 

1. Rekrutacja:

• projektujemy ogłoszenie o pracę i wybór kandydata,
• obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych – dokumenty i dane możliwe do pozyskania;
• przejrzystość wynagrodzeń w procesie rekrutacji – zasady informowania o wysokości wynagrodzenia w trakcie rekrutacji
• w jaki sposób i na którym etapie rekrutacji przekazujemy informacje?
• w jaki sposób pracodawca informuje o postanowieniach regulaminu wynagrodzenia, układu zbiorowego
• co oznacza neutralność płciowa stanowisk pracy i jakie ma praktyczne konsekwencje dla pracodawców?

2. Zakres obowiązków pracodawcy przy przyjmowaniu nowego pracownika, w tym:

• badania wstępne, ale także okresowe.
• kiedy nie trzeba wykonywać badań wstępnych,
• jak powinno wyglądać skierowanie, zakres informacji w skierowaniu, zakres badań,
• zmiany w zakresie wydawania orzeczeń lekarskich w postaci elektronicznej
• szkolenia  bhp i ocena ryzyka,
• umowa o pracę a zakres czynności.

3. Dane jakie można uzyskać od pracownika w momencie zatrudnienia.
4. Informacja w sprawie warunków pracy z uwzględnieniem jej zmienionej treści – w jaki sposób zredagować treść informacji –  w tym:

• kilka miejsc wykonywania pracy – zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy.

II. Wybór umowy o pracę – treść umowy o pracę

1. Umowa na okres próbny

• przesłanki zawarcia,
• możliwość powtórnego zawarcia umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem,

2. Umowa na czas określony –  zasady dotyczące zawierania umów o pracę na czas określony,

• ograniczenie stosowania umów na czas określony –
• zastosowanie umów na czas określony z przyczyn obiektywnych poza określone w Kodeksie pracy limity (w tym umowy na zastępstwo) – dodatkowe obowiązkowi związane z zawieraniem umów na czas określony poza określone w Kodeksie pracy limity,
• nowe wymogi w zakresie treści w umów o pracę na czas określony zawieranych z
• obiektywnych przyczyn,
• obowiązki informacyjne w stosunku do Państwowej Inspekcji Pracy;
• odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy albo osoby działającej w jego imieniu.

3. Treść umowy o pracę

• określenie rodzaju pracy, miejsca wykonywania i wynagrodzenia – konsekwencje różnych rozwiązań dla rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń,
• czy umowę o pracę można zawrzeć pod warunkiem zawieszającym?
• kwestia terminu podpisania umowy a nawiązanie stosunku pracy,
• jakie informacje zamieszczamy w umowach na zastępstwo?
• dodatkowe postanowienia w umowach o pracę

III. Dokumentacja pracownicza, nowe wnioski pracowników

1. Postać papierowa oraz elektroniczną dokumentu, zasady.
2. Zasady prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy – prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej  – w oparciu o stanowiska organów

Okres przechowywania akt i czym jest postać elektroniczna

• definicja dokumentacji pracowniczej,
• co oznacza elektroniczne prowadzenie i przechowywania akt,
• postać elektroniczna
• jak się zachować w okresie przejściowym – kiedy kontynuujemy prowadzenie akt osobowych zatrudniając ponownie tych samych pracowników?

3. Rozporządzenie w sprawie zakresu i zasad prowadzenia i przechowania dokumentacji – zakres przechowywanych dokumentów – nowe dokumentu które muszą pojawić się w aktach.

• Zakładamy akta osobowe
• inna dokumentacja – ewidencjonowanie czasu pracy, urlopy wypoczynkowe,
• wymagania dla elektronicznej postaci dokumentacji,
• zakres swobody różnicowania postaci dokumentacji
• wydawanie kopii dokumentów,

4. W jakich przypadkach pracownicy składają wnioski na piśmie a kiedy stosujemy  postać elektroniczną,
5. Liczba i sposób prowadzenia poszczególnych ewidencji przez pracodawców:

• ewidencja czasu pracy,
• ewidencja godzin pracy w ramach umów cywilnoprawnych – minimalna stawka godzinowa,

6. Rodzaje wniosków pracowników i ich skutki dla pracodawców

• forma, terminy i sposób składania oraz rozpatrywania, kiedy przysługuje dodatkowa ochrona
• wnioski o bardziej przewidywalne lub bezpieczniejsze warunkami pracy, w tym polegającymi na  zmianie rodzaju pracy, zmianie rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy

7.Praca zdalna

• Praca zdalna uzgodnienie – regulamin pracy zdalnej
• Polecenie pracy zdalnej
• Praca okazjonalna
• Obowiązki pracodawcy – dodatkowe informacje, koszty, bhp

Dzień II – Czas pracy 

I. Planowanie czasu pracy

1. Wymiar czasu pracy

• zasady ustalania wymiaru czasu pracy,
• wymiar czasu pracy a normy czasu pracy,
• wpływ świąt i okresów choroby na wymiar czasu pracy;

2. Co oznacza zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;

3. Rozkłady czasu pracy (harmonogramy czasu pracy) – omówienie podstawowych rozkładów i zasad tworzenia:

• podstawowe elementy rozkładu czasu pracy; jakie dni uwzględnić, jak je oznaczyć;
• możliwość planowania czasu pracy na części okresów rozliczeniowych, oraz przekazywanie rozkładów z 1 tygodniowym wyprzedzeniem; kwestia modyfikacji rozkładu,
• uwzględnianie okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• dzień wolny,
• przypadki, w których pracodawca jest zwolniony z tworzenia rozkładów czasu pracy danego pracownika,
• prezentacja i omówienie na przykładach harmonogramów czasu pracy;

4. Kodeksowe systemy czasu pracy – omówienie zastosowania, przeznaczenia oraz zasad wprowadzania poszczególnych systemów czasu pracy, w tym systemu równoważnego i zadaniowego czasu pracy

5. Okresy rozliczeniowe

• podstawowy okres rozliczeniowy,
• szczególne okresy rozliczeniowe w systemach równoważnego czasu pracy – zasady wprowadzania,
• szczególne reguły wydłużania okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy,
• okresy rozliczeniowe czasu pracy a rozliczenie wynagrodzenia,
• konsekwencje rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.

6. Okresy odpoczynku, praca w niedziele i święta, pora nocna

• Okresy odpoczynku dobowego i tygodniowe
• wymiar odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• planowanie odpoczynku tygodniowego – możliwość skracania,
• sytuacje uzasadniające naruszenie odpoczynku dobowego i tygodniowego – różnic w stosunku do przesłanek polecenia pracy w godzinach nadliczbowych,
• prawidłowe oddawanie równoważnego odpoczynku – na przykładach.
• Praca w niedziele i święta
• sytuacje uzasadniające możliwość powierzenia pracy w niedziele i święta,  w tym:

II. Rozliczanie czasu pracy

1. Praca w godzinach nadliczbowych

• kiedy mamy  do czynienia z pracą nadliczbową,
• przesłanki dopuszczalności pracy w godzinach nadliczbowych,
• limity godzin nadliczbowych,
• godziny nadliczbowe w regulacjach wewnątrzzakładowych – forma polecenia pracy w godzinach nadliczbowych,
• ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych,
• rozróżnienie godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej a normy średniotygodniowej;
• praca w godzinach nadliczbowych w poszczególnych systemach czasu pracy;
• godziny nadliczbowe a czas dyżuru;
• godziny nadliczbowe w poszczególnych systemach i okresach rozliczeniowych,

2. Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych

• sposoby rekompensowania pracy nadliczbowej:
• dodatek do wynagrodzenia (kiedy 50% a 100%; jaki dodatek za dodatkową pracę w wolną sobotę a niedzielę);
• czas wolny – różnice z inicjatywy pracodawcy czy na pisemny wniosek pracownika,
• wyliczenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych
• wyliczenie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – różne systemy wynagradzania,
• możliwość wprowadzenia ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych – zasady ustalania.

3. Praca w godzinach nadliczbowych a okres dyżuru,

4. Różnice w rekompensowaniu powierzania pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia (tzw. sobota) pracy a pracę w niedziele i święte,

• istotne postanowienia aktów wewnątrz zakładowych w przypadku  dnia wolnego z tytułu tzw. soboty,

5. Pracownicy wykonujący pracę w niepełnym wymiarze – możliwość powierzania dodatkowej pracy i zasady jej rozliczania;

• dodatkowe elementy umów o pracę,

6. Praca w godzinach nadliczbowych w przypadku kadry zarządzającej dotyczące kadry zarządzającej,

• kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych,
• osoby zarządzające w imieniu pracodawcy  zakładem pracy,

7. Udzielanie czasu wolnego w  celu załatwienia spraw osobistych albo odpracowania spóźnienia,

8. Absencje pracownika usprawiedliwione:

◆ zwolnienie z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem,

◆ urlop opiekuńczy

• wymiar nowych zwolnień,
• zasady wynagradzania,
• terminy i forma składania oraz treść wniosków

◆ urlop okolicznościowy – w jakim przypadku przysługuje urlop opiekuńczy